Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.

Toegang tot het cliëntdossier

1. Behalve de directeuren van reBUILD Coaching heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot een cliëntdossier dat door reBUILD Coaching wordt samengesteld. Dit zijn
   1. Begeleiders,
   2. Stagiaires,

De medewerkers die deze functies bekleden hebben allen een geheimhoudingsplicht.

2.Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen.

3.Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die van de cliënt hiervoor toestemming hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien.

4. Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven middels een formulier ‘Toestemmingsverklaring’, en voor elke verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.

Bewaartermijnen

5. Nadat de cliënt begeleid is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven geautoriseerde medewerkers/functies deze gegevens in kunnen zien, met inachtneming van onderstaand:

• Bij volwassenen is de bewaartermijn vijftien (15) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
• Bij minderjarigen is de bewaartermijn twintig (20) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
• Fiscale gegevens (omtrent betalingen) dienen zeven (7) jaar bewaard te worden.

Rechten van de cliënt

6. De cliënt c.q. diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzoeken deze te wijzigen.

Cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:

• Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG),
• Het recht op vergetelheid: verwijdering van (alle) gegevens dossier en het recht om ‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG)
• Het recht op inzage in het dossier, en het recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG),
• Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken (voor meer informatie over situaties en criteria verwijzen wij u naar de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen#wat-houdt-het-recht-op-beperking-van-de-verwerking-in-6348),
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Tenslotte hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.

Wanneer u gebruik wilt maken van een van (een van) bovengenoemde rechten, dan kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het Formulier uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming in, omdat wij vast willen leggen van welk recht u gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.

Verwerking van gegevens

7. Betrokken instanties en ketenpartners waar reBUILD Coaching gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een register. U mag te allen tijde dit overzicht bij ons opvragen. Tevens is er met alle partijen waar vertrouwelijke (persoons) gegevens mee wordt uitgewisseld een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.

8. Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken.